Tata Cara Menyelenggarakan Rapat Dinas

Rapat (meeting), baik formal maupun informal dipersiapkan ataupun mendadak, merupakan bagian penting dari kehidupan kerja. Saat penyelesaian pekerjaan lebih berorientasi pada tim dan manajemen menjadi lebih partisipatoris, orang pun menghadiri lebih banyak rapat dibanding sebelumnya. Walaupun demikian, tetap saja hampir secara umum rapat tidak disukai. Komentar yang umum, misalnya ”kita terlalu sering rapat”. ”Rapat tidak menghasilkan apa pun, ” dan ”Buang-buang waktu saja.”

Oleh karena itu, pertimbangan perlu tidaknya menyelenggarakan sebuah rapat menjadi sebuah hal penting. Tidak perlu diadakan rapat kecuali bila topiknya penting, tidak dapat ditunda dan memerlukan suatu pertukaran ide-ide. Jika aliran informasi hanya bersifat satu arah dan tidak memerlukan umpan balik maka tidak perlu menjadwalkan sebuah rapat. Ingat, biaya nyata sebuah rapat adalah produktivitas yang hilang dari para karyawan akibat kewajiban mereka menghadiri sebuah rapat. Untuk memutuskan apakah tujuan rapat tersebut penting, sebaiknya diadakan diskusi singkat dari orang-orang kunci yang hendak diundang, utamanya tentang perlu tidaknya sebuah rapat.

Akan tetapi, rapat mempunyai tujuan penting lain bagi karier Anda di kantor. Karena rapat memberikan kesempatan pada staf untuk tampil sekaligus sebagai sarana utama untuk pengembangan staf, terutama dalam upaya untuk menunjukkan kepemimpinan, keahlian berkomunikasi dan kemampuan staf dalam menyelesaikan masalah. Menguasai ketrampilan dalam mempersiapkan acara rapat, mencatat, dan menghadiri (berkontribusi aktif) rapat dari sejak dini dalam karier secara tidak langsung akan meningkatkan reputasi Anda dalam kehidupan kerja.

Dalam suatu kegiatan perkantoran, mungkin Anda akan diminta oleh atasan buat menyiapkan sebuah rapat dinas. Untuk itu, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat sebagai berikut:

1. Melihat Tujuan Rapat

Perhatikan tujuan atau agenda penyelenggaraan suatu rapat (misal : untuk memecahkan masalah, membuat sebuah keputusan, atau mengumpulkan informasi). Jika belum jelas tanyakan hal tersebut pada pimpinan Anda. Jangan ragu untuk bertanya karena kegiatan pertama ini merupakan kunci bagi langkah penyiapan rapat berikutnya.

2. Mempersiapkan Peserta Rapat

Persiapkan konsep surat undangan dengan baik. Periksa dan pertimbangkan lagi daftar orang-orang yang harus diundang dalam rapat, dengan dasar besar kecilnya kontribusi mereka terhadap agenda rapat. Konsultasikan dengan atasan Anda tentang daftar undangan rapat tersebut, utamanya dalam hal mana yang harusnya perlu atau tidak perlu diundang. Mintalah petunjuk pada atasan tentang siapa yang nantinya akan memimpin jalannya rapat, menjadi moderator (jika diperlukan), serta menjadi notulen rapat. Sehari sebelum pelaksanaan rapat, pastikan kehadiran orang-orang yang diundang dalam kegiatan rapat dinas. Jika tidak bisa hadir, minta mereka dapat mewakilkannya pada orang yang kompeten terhadap masalah yang hendak dibahas.

3. Mempersiapkan Ruangan

Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalam rapat adalah mempersiapkan ruangan di mana rapat akan diselenggarakan. Hal ini harus dilakukan sebelum rapat diselenggarakan dan sebelum undangan dikirim keluar kepada para anggota. Ruangan sebaiknya dipilih yang nyaman dan sesuaikan dengan jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Kalau melibatkan instansi diluar kantor, check lagi jumlah orang yang akan hadir pada rapat yang hendak diselenggarakan karena akan mempengaruhi jumlah meja kursi yang harus disiapkan sekaligus jumlah snack atau makanan yang hendak disediakan. Atur pula tata letak meja dan kursi sesuai dengan keperluan rapat.

4. Membuat Daftar Acara

Apabila hal yang akan dibicarakan dalam pertemuan yang akan deselenggarakan telah ada, maka acara di dalam suatu pertemuan harus dibuat dan disusun secara sistematis, dengan cara membuat suatu pokok-pokok acara dalam garis besar. Tunjuk orang-orang yang akan duduk sebagai moderator (bila perlu) serta notulen rapat. Rancang acara rapat itu sesingkat mungkin dan kalau bisa sebelum makan siang rapat sudah bisa diakhiri untuk menghemat biaya rapat.

5. Mempersiapkan Bahan Rapat

Bersamaan waktu dengan mempersiapkan undangan kepada para peserta rapat, maka Anda harus juga mempersiapkan bahan yang dipergunakan dalam rapat atau pertemuan dimaksud. Bahan-bahan itu dapat berupa acara atau agenda rapat pada waktu itu, hasil rapat yang lalu, kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas, dll. Sebaiknya bahan-bahan rapat itu sudah Anda fotocopy sejumlah peserta dan sudah siap sehari sebelum pelaksanaan rapat. Kegiatan terakhir ini penting guna memfokuskan peserta dalam kegiatan rapat yang sedang berlangsung. (Dan saya melihat hal ini sering terlupakan oleh penyelenggara rapat dinas, yakni lupa memperbanyak bahan-bahan sejumlah peserta rapat.)

6. Mempersiapkan Peralatan Rapat

Di dalam penyelenggaraan suatu pertemuan biasanya dibutuhkan alat-alat yang diperlukan untuk tulis menulis. Anda harus membuat suatu daftar keperluan untuk memenuhi kebutuhan ini. Alat-alat yang biasanya diperlukan dalam hal ini adalah papan tulis, spidol, Flip-chart, Overhead projector atau slide projector, LCD, Tape Recorder untuk merekam jalannya rapat (jika perlu), alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya, gunting, cutter, peruncing pensil, dan lain-lain. Segala sesuatu peralatan tersebut di atas harus telah dipersiapkan oleh Anda dan telah tersedia pada waktu rapat dimulai.

7. Mengirimkan Hasil Rapat

Setelah rapat selesai, maka Anda dapat meminta catatan rapat dari notulen serta mengirimkan hasil rapat berupa notulen tersebut setelah diketik secara rapi dan ditandatangani oleh notulen dan diketahui pimpinan Anda. Untuk hal tertentu hasil rapat dapat diberitahukan melalui pesawat telepon kepada anggota rapat.

8. Melakukan Pekerjaan-pekerjaan Tindak Lanjut

Pekerjaan-pekerjaan yang termasuk dalam tindak lanjut dari suatu rapat biasanya antara lain apabila rapat yang diselenggarakan merupakan rapat yang bersifat periodik, maka Anda dapat mengikutsertakan lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para anggota mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang. Dari jawaban slip ini, Anda harus telah membuat daftar dari para peserta yang akan menghadiri pertemuan yang akan datang.

Defenisi Rapat dan Cara Penyelenggaraan Rapat

DEFINISI RAPAT 

Rapat dalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, ciri rapat perperusahaan untuk komunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan atau pemberian motivasi kepada elemen perusahaan. 

Pimpinan mengadakan rapat dikarenakan orang-orang yang melaksanakan pekerjaan yang berbeda-beda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita rapat karena pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu tidk terdapat di dalam pikiran satu orang, melainkan terbagi dalam pikiran beberapa orang. 

  PENYELENGGARAAN RAPAT 

Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk keberhasilannya. Tahapan-tahapan tersebut antara lain : 

1. Menetapkan perlu atau tidaknya rapat 

Rapat adlah aktivitas yang memerlukan biaya dan waktu. Sebelum undangan disampaikan, perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan satu-satunya cara yang terbaik untuk mencapai rujuan. Penyelenggaraan suatu rapat dipertimbangkan atas dasar perlu atau tidakinya interaksi kelompok untuk membahas suatu subjek. Jika subjek yang akan dibicarakan cukup disampaikan secara tertulis dengan menggunakan memo, atau dengan suatu oercakapan mka rapat tidak perlu diselenggarakan. 

2. Menetapkan tujuan rapat 

Rapat secara umum digolongkan sebagai rapat informasional atau rapat pengambilan keputusan. Tujuan dari rapat informasional adalah untuk berbagai informasi dan mengkoordinasikan suatu tindakan. rapat pengambilan keputusan biasanya berkenaan dengan persuasi, analisis dan pemecahan masalah. Pada rapat ini peserta diberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapatnya dalam suatu perdebatan. 

3. Memilih peserta rapat 

Penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah persrtatidak banyak. Rapat yang ideal maksimal diikuti oleh tujuh orang perserta. Semakin banyak peserta rapat, maka semakin banyak pula komentar atau pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien. 

4. Menyusun agenda 

Meskipun subjek rapat telah disebutkan dalam agenda, pimpinan rapat perlu mempersiapkan rincian materi yang akan dibahas dan membagikannya kepada peserta beberapa hari sebelum rapay dilaksanakan 

5. Memimpin rapat 

Keberhasilan suatu rapat sangat ditentukan oleh efektifitas pimpinan. Rapat dikatakan produktif jika pimpinan dipersiapkan dan dipilih secara cermat 

Pimpinan rapat adalah orang yang bertanggungjawab atas berlangsungnya rapat. Seorang pimpinan rapat yasng bsik tidak mendominasi seluruh rapat sehingga membatasi kesempatan peserta untuk memberikan saran atau masukan, tetapi juga tidak bersikap pasif sehingga kendali atas rapat yang dipimpinnya. 

Penyelenggaraan rapat biasanya didasarkan pada bermacam-macam alasan serta maksud dan tujuan, diantaranya : 

1. Untuk Menerima Laporan dari Peserta Rapat 

Laporan yang disampaikan dalam rapat akan lebih jelas apabila diuraikan dengan menggunakan alat bantu visual yang berupa grafik dan gambar sehingga lebih nyata dan mudah diingat. Juga membuka kesempatan berdiskusi untuk menentukan langkah selanjutnya. 

2. Untuk Mencapai Keputusan Bersama 

Rapt ini memberi kesempatan kepada setiap peserta rapat untuk menyatakan pendapat. Kesepakatan berkembang dari berbagai masukan yang disampaikan oleh peserta melalui persetujuan bersama. 

3. Untuk Menganalisis dan Memecahkan Masalah 

Pada saat permasalahan teridentifikasikan, diskusi kelompok menyumbangkan wawasan dan pengalaman yang berkaitan dengan permasalahan. Rapat akan efektif jika terdapat keseimbangan antara interaksi ide, pengalaman, informasi, dan wawasan. 

4. Untuk mencapai Kesamaan Pemikiran, Program, atau Keputusan 

Ide, program, dan keputusan beru merupakan ”komoditi” yang dapat ditawarkan kepada pihak lain. Tolak ukur tingkat kualitasnya adalah kesediaan audiens dalam rapat untuk menerimanya. Apabila rapat secara aklamasi dapat menerima, hal ini membuktikan ” komoditi” tersebut mempunyai daya jual. 

5. untuk Mencapai Tujuan Pelatihan. 

Rapat merupakan tempat pelatihan bagi pesertanya. Dalam rapat, perserta rapat dapat belajar dari orang-orang yang telah mahir dalam menyampaikan informasi. 

6. Untuk Menyatukan Pandangan yang Berbeda 

Perbedaan pendapat yang tajam merupakan sesuatu yang wajar terjadi dan dapat dimanfaatkan oleh perusahaan. Pertukaran pemikiran dan ide merupakan sesuatu yang kreatif dan dinamis. Rapat yang memberikan kesempatan peserta untuk mengutarakan pendapat mereka membantu terciptanya kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan peluang untuk pengembangan pandangan atau penilaian peserta. 

7. Untuk Menyampaikan Informasi Kepada Audiens. 

Informasi yang disampaikan dengan penyampaian yang baik dan dengan dibantu oleh sarana penunjang akan menghasilkan informasi yang dapat mengundang penafsiran yang luas dipresentasikan dalam rapat. Pembicara dapat menjawab setiap pertanyaan dan menghindarkan Audiens dari salah penafsira. 

8. Untuk Memastikan Bahwa Audiens Sependapat Dengan Informasi yang Disampaikan 

Presentasi dalam suatu rapat atau pertemuan memungkinkan terjadinya kesalahan pemahaman informasi dapat diperkecil atau dinetralisir. Dalam forom rapat seorang audiens dapat mengajukan pertanyaan untukk mendapat jawaban yang tepat sehingga kesalahan pemahaman dapat dihindari.

Share 

PEDOMAN PENYELENGGARAAN RAPAT

Setelah sekretaris mempersiapkan segala hal yang berkaitan dengan kebutuhan rapat, tibalah waktu penyelenggaraannya. Agar tujuan akhir dari penyelenggaraan rapat tersebut tercapai maka semua pihak yang terlibat dalam penyelengaraan pertemuan/rapat, hendaknya mengetahui beberapa hal berikut :

                Tipe-tipe pemimpin rapat

Dalam sebuah rapat, faktor pemimpin sangatlah penting untuk mengendalikan sebuah rapat. Berikut ini akan dibahas lebih lanjut mengenai tipe-tipe pemimpin rapat :

1)                  Tipe otoriter

Pemimpin otoriter adalah pemimpin yang suka memaksakan kehendaknya, merasa saling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya. Hal ini akan mengakibatkan hasil keputusan rapat kurang dapat dipertanggungjawabkan dan dilaksanakan, karena bukan merupakan keputusan bersama dan mungkin saja ada pihak-pihak  yang tidak puas terhadap hasil keputusan rapat tersebut.

2)                  Tipe demokratis

Pemimpin demokratis adalah pemimpin yang bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok. Keputusan yang diambil oleh pemimpin rapat merupakan hasil musyawarah kelompok.

3)                  Tipe laizess-faire

Pemimpin laizess-faire adalah pemimpin yang memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif dan cenderung bersikap sebagai penonton saja. Rapat yang dipimpin oleh pimpinan tipe ini seolah-olah tidak ada pemimpinnya, sehingga hasil keputusan rapat biasanya tidak sesuai dengan tujuan rapat yang diharapkan.

                Tipe-tipe peserta rapat

Peserta rapat memegang peranan penting untuk mencapai keberhasilan dari kegiatan rapat. Seorang pemimpin rapat hendaknya dan memahami tipe-tipe para peserta rapatnya, sehingga mudah untuk memimpin rpat. Tipe-tipe peserta rapat adalah sebagai berikut :

1)                  Tipe pemberi informasi

Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas dan ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki dengan kamus berjalan. Para peserta rapat yang mengalami kesulitan untuk memahami materi pembahasan dalam rapat dapat meminta penjelasan dari peserta rapat yang mempunyai tipe ini.

2)                  Tipe pemberi semangat

Peserta rapat dengan tipe pemberi semangat memiliki kamauan dan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain. Peserta rapat yang mempunyai tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi sehingga orangnya cukup berwibawa dan disegani oleh siapa saja.

 

3)                  Tipe inisiatif

Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat pelaksanaan rapat menemui kemacetan atau kebuntuan karena kurangnya atau tidak adanya data-data yang jelas untuk menyeleseikan masalah yang dibahas. Pada saat demikian, peserta rapat bertipe inisiatif akan memberi jalan keluar untuk penyelesian yang akan dihadapi.

4)                  Tipe pemersatu

Peserta rapat dengan tipe pemersatu akan selalu mengusahakan persatuan dan kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat di antara para peserta rapat, sehingga sering disebut sebagai juru damai. Peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat-sifat penuh pengertian, sabar, toleransi yang tinggi dan berjiwa besar.

5)                  Tipe penyerang

Peserta rapat dengan tipe penyerang biasanya selalu menentang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta lain. Peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain, sehingga memancing timbulya perdebatan yang panjang dan dapat menimbulkan perpecahan dalam kelompok. Dalam hal ini, seorang pemimpin rapat hendaknya cepat untuk mengambil tindakan agar tidak menimbulkan masalah baru.

6)                  Tipe perantara

Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau penjembatani antara orang/kelompok yang berbeda. Peserta rapat tipe ini membantu memperjelas pendapat peserta rapat lain yang belum jelas, sehingga seluruh peserta menjadi jelas. Tipe peserta ini hampir sama dengan tipe pemersatu yang selalu menginginkan persatuan dan kesatuan dalam pelaksanaan rapat. Peserta rapat dengan tipe ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya dan memiliki wibawa diantara lainnya.

7)                  Tipe pendengar

Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik. Ia hanya mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran dan lebih bersifat pendiam.

 

   Fungsi pemimpin rapat

Seorang pemimpin rapat harus dapat menjalankan fungsinya, agar rapat dapat berjalan dengan tertib dan dapat mencapai tujuan. Fungsi pemimpin rapat adalah sebagai berikut :

1.             Sebagai Pengarah

Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, fokus dan tidak menyabar ke topik/masalah lainnya.

2.             Sebagai Penengah

Sebagai pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat.

3.             Sebagai Penggerak

Seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan paara peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat. Hal ini diperlukan, agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan harapan semua peserta.

4.             Sebagai Pencari Solusi

Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang lebih luas.

      Fungsi peserta rapat

Peserta rapat juga harus mengetahui dan memahami fungsinya, sehingga rapat dapat berjalan dengan baik. Fungsi peserta rapat adalah sebagai berikut :

1.             Sebagai penyumbang pendapat

Umumnya suatu rapat diadakan untuk memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi. Peserta rapat harus dapat menyumbang pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara bersama-sama. Semakin peserta rapat yang menyumbangkan pendapatnya, maka semakin banyak masukan yang didapat untuk menyelesaikan masalah.

 

2.             Sebagai penyumbang data

Pendapat yang disampaikan oleh peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Sebagai penyumbang data, peranan peserta rapat sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.

3.             Sebagai perumus kesimpulan

              Semua saran, pendapat, ide dan gagasan dari seluruh peserta rapat tentu perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan oleh semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam rumusan kesimpulan.

4.             Sebagai pembantu pimpinan

Setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat, agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak. Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan.

5.             Sebagai penerima hasil keputusan

Dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat diacpai suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.

Pengendalian rapat

Agar pembahasan suatu masalah dalam rapat tidak keluar dari konteksnya dan tidak terjadi perdebatan yang berkepanjangan, rapat harus dikendalikan oleh pimpinan rapat. Jenis-jenis pengendaliannya adalah sebagai berikut :

1.             Penegendalain bebas terbatas

Pengendalian ini merupakan pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Model pengendalian seperti ini terkesan demokratis, namun dapat memberikan peluang kepada para peserta rapat yang ingin memonopoli pembicaraan dalam rapat.

2.             Pengendalaian secara ketat

Pengendalian secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pimpinan rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan. Model pengendalian seperti ini terkesan otoriter dan kaku, sehingga para peserta rapat kurang bebas dalam mengeluarkan pendapatnya.

3.             Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat

Pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas terbatas dengan ketet adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sebuah mulai kurang sterkendali, pimpinan rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali.

Teknik bertanya dalam rapat

1.             Pertanyaan umum

Pertanyaan umum diajukan untuk mengaktifkan seluruh pesertarapat. Semua siajak serta untuk berpikir mencari jawaban dari pertanyaan yang bersifat umum.

Contohnya: Menurut pendapat Saudara-saudara, bagaimana cara promosi yang efektif?

2.             Pertanyaan langsung

Pertanyaan langsung biasanya dilakukan oelh pemimpin rapat. Pertanyaan langsung diajukan dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat agar aktif dalam rapat. Pertanyaan langsung berguna untuk menghentikan percakapan pribadi antar peserta rapat. Selain itu tuja berguna untuk meningkatkan rasa percaya diri peserta rapat yang dapat menjawab pertanyaan tesebut.

Contohnya: Saudara Roni, menurut pendapat anda bagaimana cara promosi yang efektif?

 

3.             Pertanyaan tidak langsung/dioperkan

Pada saat ada yang bertanya, pertanyaannya dialihkan atau dipindahkan kepada peserta lainnya yang diperkirakan dapat menjawab atau agar jawabannya dipikirkan bersama oleh forum rapat.

Contohnya: Saudari Tini, tadi saudari Ani menanyakan perihal mengenai open management. Apakah Sadari tahu mengenai itu?

4.             Pertanyaan terbuka

Dalam pertanyaan ini, jenis pertanyaan ini diajukan terbuka, yang diungkapkan dalam kata-kata yang bersifat umum. Jawaban dari pertanyaan terbuka dapat bervariasi atau bermacam-macam. Biasanya kalimat tanya diawali dengan kata tanya: apa, bagaimana, mengapa, bilamana, siapa, kapan.

Contoh: Siapakah yang akan mengepalai divisi ini?

5.             Pertanyaan mengembalikan

Yang dimaksud dengan pertanyaan mengembalikan adalah pertanyaan dibalikkan kepada orang yang bertanya atau pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi. Pertanyaan dari peserta rapat dikembalikan kepada peserta rapat yang bertanya atau ditanyakan lagi kepada peserta rapat yang lain, sehingga peserta rapat yang lain ikut aktif memikirkan jawabannya.

Pertanyaan yang dikembalikan kepada peserta rapat berguna untuk memberikan dorongan kepada peserta rapat untuk aktif, kreatif, dan mengembangkan pola cara berpikir yang rasional serta menghindari dialog langsung antara pemimpin rapat dengan seorang peserta rapat.

Contohnya: Saudara A bertanya kepada pemimpin rapat, saudara ketua mengapa promosi tidak dilakukan secepatnya dalam kurun waktu 1 bulan ini? Dijawab oleh pemimpin rapat, menurut saudara A sendiri mengapa promosi tidak kita lakukan pada bulan ini?

6.             Pertanyaan faktual

Pertanyaan yang diajukan dengan tujuan untuk memperoleh fakta atau keterangan lain yang sesuai dengan kenyataan.

Contohnya: Berapa omzet penjualan kita bulan ini?

 

7.             Pertanyaan retoris

Pertanyaan retoris adalah pertanyaan yang tidak memerlukan suatu jawaban, karena orang-orang sudah mengetahui jawabannya.

Contohnya: Bukankah dengan bekerja keras kita akan memperoleh hasil yang maksimal?

8.             Pertanyaan penghargaan

Pertanyaan yang diajukan karena ingin memberikan penghargaan kepada orang yang telah menyatakan pendapat yang baik, sehingga akan memberikan semangat atau dorongan kepada peserta lain untuk lebih berani mengemukakan pendapat.

Contohnya: Saudara Ihsan, Anda tadi telah mengemukakan pentingnya open management. Dapatkah anda menjelaskan hal itu lebih lanjut?

9.             Leading question

Maksud leading question ialah suatu pertanyaan yang diungkapkan padahal jawabannya telah ada dalam pertanyaan itu sendiri.

Contohnya: Sarana yang kita miliki memang masih kurang, bukan?

Penyelenggaraan rapat

Dalam penyelenggaraan rapat, pemimpin rapat merupakan pihak yang bertanggung jawab atas kelancaran proses penyelenggaraan rapat mulai dari rapat hingga akhir. Rapat biasanya langsung dibuka oleh pemimpin rapat, tetapi ada juga pembukaan rapat ang dilakukan oleh pembawa acara, seseorang yang menduduki posisi tertinggi pada suatu perusahaan/organisasi atau seseorang yang disegani.

1.             Membuka rapat

Hal-hal yang harus dikemukakan dalam membuka subuah rapat adalah sebagai berikut :

a.         Acara rapat.

b.        Tata tertb rapat (bersifat fleksibel).

c.         Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas).

d.        Pengenalan masalah atau persoalan masalah yang akan dibahas.

e.         Tujuan diadakannya rapat.

f.         Tanggapan-tanggapan atau saran.

 

2.             Berlangsungnya rapat

Selama rapat berlangsung pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya rapat agar tertib. Masalah yang dihadapi dalam rapat harus dapat diatasi, seperti terjadinya perdebatan yang berkepanjangan, adanya monopoli pembicaraan oleh salah seorang peserta rapat, tidak konsentrasinya peserta rapat dan sebagainya.

Selama rapat berlangsung sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan pelaksanaan rapat. Bentuk catatannya disesuaikan dengan keinginan pimpinan rapat. Ada dua bentuk catatan rapat, yaitu sebagai berikut :

a.         Verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanda ditambahi ataupun dikurangi.

b.        Notula, yaitu catatan yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang dibahas dalam rapat.

3.             Menutup rapat

Rapat yang telah berlangsung beberapa waktu, pada akhirnya akan ditutup. Apabila dalam rapat belum ditemukan keputusan, maka pemimpin rapat dapat memunjuk tim khusus untuk menyelesaikan masalah tersebut. Akan tetapi, bila dalam rapat tersebut tidak ditemukan hambatan dan telah menghasilkan keputusan maka diakhir rapat, pemimpin rapat dapat membacakan hasil dari pertemua/ rapat tersebut dan memberikan kesempatan bagi peserta rapat untuk mengemukakan hal-hal yang sekiranya belum tercakup dalam hasil keputusan rapat. Setelah tidak ada lagi permasalahan, maka pemimpin rapat dapat menutup rapat.

CONTOH GAMBAR pENYELENGGARAAN RAPAT:

 Manajemen dan administrasi di 22.12