Defenisi Rapat dan Cara Penyelenggaraan Rapat

DEFINISI RAPAT 

Rapat dalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, ciri rapat perperusahaan untuk komunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan atau pemberian motivasi kepada elemen perusahaan. 

Pimpinan mengadakan rapat dikarenakan orang-orang yang melaksanakan pekerjaan yang berbeda-beda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita rapat karena pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu tidk terdapat di dalam pikiran satu orang, melainkan terbagi dalam pikiran beberapa orang. 

  PENYELENGGARAAN RAPAT 

Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk keberhasilannya. Tahapan-tahapan tersebut antara lain : 

1. Menetapkan perlu atau tidaknya rapat 

Rapat adlah aktivitas yang memerlukan biaya dan waktu. Sebelum undangan disampaikan, perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan satu-satunya cara yang terbaik untuk mencapai rujuan. Penyelenggaraan suatu rapat dipertimbangkan atas dasar perlu atau tidakinya interaksi kelompok untuk membahas suatu subjek. Jika subjek yang akan dibicarakan cukup disampaikan secara tertulis dengan menggunakan memo, atau dengan suatu oercakapan mka rapat tidak perlu diselenggarakan. 

2. Menetapkan tujuan rapat 

Rapat secara umum digolongkan sebagai rapat informasional atau rapat pengambilan keputusan. Tujuan dari rapat informasional adalah untuk berbagai informasi dan mengkoordinasikan suatu tindakan. rapat pengambilan keputusan biasanya berkenaan dengan persuasi, analisis dan pemecahan masalah. Pada rapat ini peserta diberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapatnya dalam suatu perdebatan. 

3. Memilih peserta rapat 

Penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah persrtatidak banyak. Rapat yang ideal maksimal diikuti oleh tujuh orang perserta. Semakin banyak peserta rapat, maka semakin banyak pula komentar atau pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien. 

4. Menyusun agenda 

Meskipun subjek rapat telah disebutkan dalam agenda, pimpinan rapat perlu mempersiapkan rincian materi yang akan dibahas dan membagikannya kepada peserta beberapa hari sebelum rapay dilaksanakan 

5. Memimpin rapat 

Keberhasilan suatu rapat sangat ditentukan oleh efektifitas pimpinan. Rapat dikatakan produktif jika pimpinan dipersiapkan dan dipilih secara cermat 

Pimpinan rapat adalah orang yang bertanggungjawab atas berlangsungnya rapat. Seorang pimpinan rapat yasng bsik tidak mendominasi seluruh rapat sehingga membatasi kesempatan peserta untuk memberikan saran atau masukan, tetapi juga tidak bersikap pasif sehingga kendali atas rapat yang dipimpinnya. 

Penyelenggaraan rapat biasanya didasarkan pada bermacam-macam alasan serta maksud dan tujuan, diantaranya : 

1. Untuk Menerima Laporan dari Peserta Rapat 

Laporan yang disampaikan dalam rapat akan lebih jelas apabila diuraikan dengan menggunakan alat bantu visual yang berupa grafik dan gambar sehingga lebih nyata dan mudah diingat. Juga membuka kesempatan berdiskusi untuk menentukan langkah selanjutnya. 

2. Untuk Mencapai Keputusan Bersama 

Rapt ini memberi kesempatan kepada setiap peserta rapat untuk menyatakan pendapat. Kesepakatan berkembang dari berbagai masukan yang disampaikan oleh peserta melalui persetujuan bersama. 

3. Untuk Menganalisis dan Memecahkan Masalah 

Pada saat permasalahan teridentifikasikan, diskusi kelompok menyumbangkan wawasan dan pengalaman yang berkaitan dengan permasalahan. Rapat akan efektif jika terdapat keseimbangan antara interaksi ide, pengalaman, informasi, dan wawasan. 

4. Untuk mencapai Kesamaan Pemikiran, Program, atau Keputusan 

Ide, program, dan keputusan beru merupakan ”komoditi” yang dapat ditawarkan kepada pihak lain. Tolak ukur tingkat kualitasnya adalah kesediaan audiens dalam rapat untuk menerimanya. Apabila rapat secara aklamasi dapat menerima, hal ini membuktikan ” komoditi” tersebut mempunyai daya jual. 

5. untuk Mencapai Tujuan Pelatihan. 

Rapat merupakan tempat pelatihan bagi pesertanya. Dalam rapat, perserta rapat dapat belajar dari orang-orang yang telah mahir dalam menyampaikan informasi. 

6. Untuk Menyatukan Pandangan yang Berbeda 

Perbedaan pendapat yang tajam merupakan sesuatu yang wajar terjadi dan dapat dimanfaatkan oleh perusahaan. Pertukaran pemikiran dan ide merupakan sesuatu yang kreatif dan dinamis. Rapat yang memberikan kesempatan peserta untuk mengutarakan pendapat mereka membantu terciptanya kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan peluang untuk pengembangan pandangan atau penilaian peserta. 

7. Untuk Menyampaikan Informasi Kepada Audiens. 

Informasi yang disampaikan dengan penyampaian yang baik dan dengan dibantu oleh sarana penunjang akan menghasilkan informasi yang dapat mengundang penafsiran yang luas dipresentasikan dalam rapat. Pembicara dapat menjawab setiap pertanyaan dan menghindarkan Audiens dari salah penafsira. 

8. Untuk Memastikan Bahwa Audiens Sependapat Dengan Informasi yang Disampaikan 

Presentasi dalam suatu rapat atau pertemuan memungkinkan terjadinya kesalahan pemahaman informasi dapat diperkecil atau dinetralisir. Dalam forom rapat seorang audiens dapat mengajukan pertanyaan untukk mendapat jawaban yang tepat sehingga kesalahan pemahaman dapat dihindari.

Share